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Des processus d’approvisionnement simplifiés pour mieux répondre aux besoins de la communautéÌýÌý

Un vent de changement souffle sur l’Université ºÚÁÏÍø±¬³Ô¹Ï. Dans un tel contexte, nous devons revoir nos pratiques d’approvisionnement en biens et en services. Dans les facultés, les départements et les unités de recherche, des milliers de relations avec des fournisseurs se sont développées au fil du temps, souvent avec des contrats qui se chevauchent et des solutions qui répondent à des besoins similaires. Bien que cette souplesse ait permis de répondre aux priorités propres à chaque unité, elle a aussi entraîné des inefficacités et des écarts de prix, et nous a empêchés de tirer pleinement parti du pouvoir d’achat collectif de l’Université. Dans la foulée d’Horizon ºÚÁÏÍø±¬³Ô¹Ï, dont la mission consiste à simplifier et à optimiser les processus, les Services de l’approvisionnement ont lancé une initiative de consolidation des contrats. Cette initiative a pour objectif d’optimiser notre réseau de fournisseurs afin de mieux servir la communauté mcgilloise. 

Pourquoi est-ce important?ÌýÌý

La consolidation des contrats permet la prise de décisions plus éclairées et plus stratégiques. 

En identifiant les besoins communs entre les unités, nous pouvons : 

• harmoniser les prix, c’est-à-dire que les biens ou les services similaires seront acquis à des prix uniformes, prévisibles et justes à l’échelle de l’Université; 
• renforcer nos relations avec les fournisseurs :  la consolidation entraînera une réduction du nombre de fournisseurs et nous permettra de tisser des partenariats à long terme avec des fournisseurs stratégiques; ÌýÌý
• limiter le dédoublement des biens, des services et des technologies : une approche standardisée permettra un meilleur encadrement des achats et améliorera le suivi des dépenses dans les diverses catégories; 
• renforcer les mécanismes de conformité et de gestion des risques :ÌýÌý la réduction du nombre de fournisseurs nous permettra d’assurer un meilleur suivi de leur prestation et de limiter le recours à des fournisseurs peu fiables; 
• simplifier nos activités :  en réduisant le nombre de fournisseurs, nous allégerons nos processus d’achat et nos tâches administratives;ÌýÌý
• optimiser la gestion des inventaires et de la chaîne d’approvisionnement :  la consolidation nous permettra de diminuer le nombre de fournisseurs et de réduire les inventaires; 
• réduire notre empreinte environnementale : la consolidation des produits entraînera une diminution des expéditions, contribuant ainsi à une logistique durable et à un allégement de l’empreinte carbone; 
• abréger nos délais d’exécution : la consolidation des contrats écourtera le temps d’attente entre la demande et la réception des biens ou des services. 

Cela dit, il ne faut pas en conclure que nous n’aurons qu’une seule approche, qu’elle convienne à vos besoins ou non. Nous cherchons avant tout à retenir les solutions qui répondent le mieux aux besoins de la communauté. 

Une approche collaborative 

La collaboration est au centre même de cette initiative. 

Les Services de l’approvisionnement travailleront en étroite collaboration avec les facultés et les unités afin de mieux comprendre leurs besoins et de déterminer s’il est possible d’arrimer ces derniers aux besoins d’autres unités. Nous devrons recueillir les commentaires des utilisateurs finaux pour nous assurer que les solutions optimisées répondent efficacement à leurs besoins. 

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En unissant nos efforts pour limiter les dédoublements et aligner nos stratégies d’approvisionnement, nous mettrons en place un cadre d’approvisionnement plus efficace, plus transparent et plus viable. 

Cette initiative constitue une étape importante vers un meilleur appui à l’enseignement, à la recherche et aux activités administratives, une gestion responsable des fonds publics et l’adéquation de nos activités avec les besoins de la communauté mcgilloise et les priorités d’Horizon ºÚÁÏÍø±¬³Ô¹Ï.