À l’Université ºÚÁÏÍø±¬³Ô¹Ï, les déplacements font partie intégrante de la vie universitaire, que ce soit pour la recherche, les congrès, le travail sur le terrain ou la collaboration. Si les déplacements administratifs doivent être réservés auprès de la société de gestion de voyages de l’Université, la plupart des voyages effectués dans le cadre d’activités de recherche ou d’autres activités universitaires sont, quant à eux, organisés de façon individuelle.
Cette souplesse est importante. Cela dit, nous devons réfléchir à nos pratiques de réservation de transports aériens et terrestres, particulièrement sous l’angle de la sécurité, du soutien et de la valeur globale.
Au-delà du « tarif le plus bas »
Quand vient le temps de planifier un voyage, il est normal, voire obligatoire, de chercher l’offre la plus économique. Cependant, la solution la moins onéreuse n’est pas forcément la plus avantageuse.
Ainsi, les offres les moins coûteuses repérées en ligne comportent parfois certaines contraintes, notamment des conditions plus restrictives, des frais de modification ou l’exclusion de services comme le choix du siège ou les annulations.
En revanche, les réservations effectuées par l’entremise d’un programme de gestion de voyages comportent les avantages suivants :
- l’obtention en temps réel des tarifs de plusieurs fournisseurs;
- une proposition d’options tarifaires plus complète;
- un accès à des tarifs négociés ou exclusifs qui ne sont pas offerts au grand public;
- un accès systématique aux services de Crisis24, notamment des informations sur les risques avant le départ et des alertes en temps réel durant le voyage;
- une assurance voyage automatique pour les réservations de groupe, pour une protection et un soutien accrus lors de déplacements collectifs.
Dans un tel contexte, un tarif de départ un peu plus élevé peut se traduire par davantage de souplesse, moins de contraintes et un meilleur accompagnement.
Temps, efficacité et clarté
En réservant soi-même, on doit souvent consulter plusieurs plateformes, comparer les différentes options et gérer des réservations distinctes.
Selon les données du secteur des voyages, il n’est pas rare que les voyageurs et voyageuses consultent plus de 20 sites Web, le tout en de multiples séances, avant de faire une réservation.
Les programmes de gestion des voyages offrent une approche plus structurée :
- une plateforme unique pour les réservations;
- une gestion centralisée des profils voyageurs;
- des processus uniformes et conformes aux politiques de l’Université.
Ces avantages peuvent réduire la charge administrative et améliorer l’efficacité globale.
Quand le voyage déraille : un exemple concret
Une situation vécue récemment par un groupe de voyageurs et voyageuses de ºÚÁÏÍø±¬³Ô¹Ï illustre clairement cette réalité.
Vingt-neuf personnes se sont rendues dans une région où un conflit armé inattendu s’est rapidement intensifié. La situation s’est détériorée rapidement, et une grande partie du groupe s’est retrouvée au même endroit, en pleine période d’instabilité.
Comme la majorité des déplacements avaient été réservés individuellement auprès de différentes compagnies aériennes, plateformes et agences, il n’y avait pas d’accès centralisé aux itinéraires.
Par conséquent :
La collecte et la validation des renseignements sur les voyageurs et voyageuses ont pris plus de 24 heures.
Comme il était difficile, au départ, de savoir exactement qui était concerné, où se trouvait chaque personne et quelles solutions pouvaient être envisagées, les changements de réservation n’ont pas pu être faits rapidement, ce qui a retardé la coordination des retours.
En revanche, pour les voyageurs qui avaient réservé par l’intermédiaire de la société de gestion de voyages :
- on a eu accès aux itinéraires en temps réel;
- les agents et agentes de voyage ont pu offrir une assistance directe et efficace;
- la coordination a pu débuter immédiatement.
Les voyageuses et voyageurs ont tous été ramenés à bon port, sains et saufs. Comme cette expérience a permis de le constater, les réservations à la pièce peuvent entraîner des délais à des moments critiques, lorsque la rapidité d’action et la coordination sont essentielles, et l’adoption d’une démarche centralisée peut améliorer considérablement la rapidité d’intervention.
Un accompagnement qui va au-delà de la simple réservation
L’un des grands avantages du programme de gestion des voyages est le soutien offert à chaque étape du déplacement.
Lorsque vous effectuez vos réservations de façon individuelle :
- vous devez parfois traiter avec plusieurs prestataires;
- l’accompagnement peut être fragmenté entre divers prestataires;
- les délais de réponse peuvent fluctuer selon le contexte.
Lorsque vous effectuez vos réservations par l’intermédiaire d’une société de gestion de voyages :
- vous avez accès à des agentes et agents attitrés qui connaissent bien l’environnement mcgillois;
- une assistance est offerte en tout temps;
- les imprévus et les changements sont gérés efficacement grâce à des procédures établies.
Sécurité et devoir de diligence
Le programme de gestion des voyages permet également à l’Université ºÚÁÏÍø±¬³Ô¹Ï de mieux soutenir sa communauté.
La société de gestion de voyages offre :
- des procédures d’urgence et des mécanismes de soutien;
- un meilleur accompagnement, en amont des problèmes;
- une gestion des risques efficace.
Lorsque vous effectuez vos réservations de façon individuelle, ºÚÁÏÍø±¬³Ô¹Ï peut voir sa capacité à assurer son devoir de diligence considérablement diminuée, ce qui pourrait restreindre l’aide offerte et retarder votre retour.
Un juste équilibre
L’Université ºÚÁÏÍø±¬³Ô¹Ï est consciente que les déplacements liés aux études et à la recherche exigent souvent une certaine souplesse, et c’est pourquoi il reste possible de faire ses réservations par ses propres moyens.
Cela dit, même si le recours à la société de gestion de voyages n’est pas obligatoire, il peut présenter plusieurs avantages :
- un meilleur accompagnement;
- une sécurité renforcée;
- une coordination améliorée;
- une valeur ajoutée, qui dépasse le simple coût du billet.
En conclusion
Le voyage ne se résume pas à un déplacement entre un point A et un point B : il nécessite de l’accompagnement, de la souplesse et une capacité d’adaptation face aux imprévus.
Il ressort des expériences récentes que, malgré la souplesse qu’offrent les réservations individuelles, une approche encadrée présente des avantages réels, particulièrement en cas d’imprévus.